Datenschutzerklärung simplecheck

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Prüfsystem simplecheck: die mobile App „simplecheck“ für Android und iOS sowie die Web-Anwendung unter app.simplecheck.at und app.flapcheck.at (Marke flapcheck für Brandschutzklappen). simplecheck ist ein Modul von simpleinstruct.

1. Verantwortlicher

Jürgen Friesenecker – Friecom / simpleinstruct
Sportplatzstraße 7/1, 4193 Reichenthal, Österreich
Telefon: +43 7214 50356
E-Mail: easy@simpleinstruct.at
UID-Nr.: ATU56639506

Datenschutzkoordinator: Jürgen Friesenecker, erreichbar unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Für wen wir welche Rolle haben

simplecheck wird von Prüffirmen (z. B. Dienstleistern für die Prüfung von Presscontainern oder Brandschutzklappen) und von Betreibern (Kunden, deren Arbeitsmittel geprüft werden) im Rahmen eines Vertrags genutzt.

• Prüfdaten (Objekte, Standorte, Prüfergebnisse, Mängel, Fotos, Berichte) gehören dem jeweiligen Kunden. Für diese Daten sind die Prüffirma bzw. der Betreiber Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
• Benutzerkonten, Anmeldungen, Geräte- und Protokolldaten verarbeiten wir als Verantwortlicher, um das System sicher zu betreiben.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Konto- und Zugangsdaten

Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse (Benutzername), Firma/Account, Rolle (Prüfer, Betreiber), Passwort (nur als Hash gespeichert), Zeitpunkt von Anmeldungen, Einladungslinks und Geräteschlüssel der App. Die Zugangsdaten sind dieselben wie bei simpleinstruct (learning.simpleinstruct.at); Konten werden von der Prüffirma oder vom Betreiber angelegt.

3.2 Prüfdaten

Arbeitsmittel (z. B. Presscontainer, Brandschutzklappen) mit Stammdaten und Standort, Prüfpunkte und Bewertungen, Mängel und Reparaturen (inkl. verwendetem Material), Notizen, Prüfdatum, Name des Prüfers und der PDF-Prüfbericht. Diese Daten enthalten in der Regel keine Daten über Privatpersonen; personenbezogen sind der Name des Prüfers und der Ansprechpartner des Betreibers.

3.3 Fotos mit Zeitstempel und Standort

Die App nutzt die Kamera, um den Zustand von Arbeitsmitteln, Mängel und durchgeführte Reparaturen zu dokumentieren. Zu jedem Foto speichern wir die Aufnahmezeit und – wenn die Berechtigung erteilt wurde – die GPS-Position zum Aufnahmezeitpunkt. Zweck ist der Nachweis, dass die Prüfung am richtigen Objekt und zum angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat (Pflichtfotos). Der Standort wird nur während der Fotoaufnahme bzw. beim Abschluss einer Prüfung ermittelt; es gibt keine Standortverfolgung im Hintergrund. Fotos sollen keine Personen zeigen; bitte achten Sie beim Fotografieren darauf.

3.4 Geräte- und Nutzungsdaten der App

Eine zufällige Installations-ID der App, App-Version, Betriebssystem und Version, Zeitpunkt der letzten Synchronisation sowie Fehlerprotokolle bei Abstürzen. Diese Daten dienen dem Offline-Abgleich und der Fehlersuche. Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-SDKs und kein Tracking.

3.5 Offline-Speicherung auf dem Gerät

Damit Prüfungen auch ohne Netz möglich sind, speichert die App Aufträge, Objekte und noch nicht übertragene Prüfungen samt Fotos lokal im geschützten App-Speicher des Geräts. Nach erfolgreicher Übertragung werden die Daten auf dem Gerät wieder gelöscht; beim Abmelden oder Deinstallieren der App wird der lokale Speicher vollständig entfernt.

3.6 Server-Protokolle

Beim Zugriff auf die Web-Anwendung und die Schnittstelle der App speichert der Webserver IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser bzw. App-Version und Betriebssystem in einem Protokoll. Diese Daten dienen der Betriebssicherheit und Fehlerbehebung und werden nach 2 Monaten gelöscht.

3.7 E-Mails

Wir versenden Einladungen zum Setzen des Passworts, Hinweise zu fälligen Prüfungen und Prüfberichte per E-Mail an die hinterlegten Adressen. Absender ist easy@simpleinstruct.at.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Prüfsystems (Konto, Prüfungen, Berichte, Synchronisation): Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Mitarbeiter der Kunden auf Grundlage des berechtigten Interesses des Kunden an der Durchführung seiner Prüfpflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Nachweis von Prüfungen (Fotos, Zeit, Standort, Prüfername): gesetzliche Prüf- und Dokumentationspflichten der Kunden, insbesondere nach dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG) und der Arbeitsmittelverordnung (AM-VO), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit lit. b.
• Betriebssicherheit, Fehlersuche, Missbrauchsschutz (Protokolle, Geräte-ID): berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Kamera und Standort: Zugriff nur nach Freigabe in den Geräteeinstellungen. Die Berechtigungen können jederzeit in den Einstellungen des Geräts entzogen werden; Pflichtfotos sind dann nicht mehr möglich.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Kunden untereinander: Prüffirma und Betreiber sehen die Prüfdaten der ihnen zugeordneten Arbeitsmittel gegenseitig (Beauftragung). Betreiber sehen Berichte, Fotos und offene Mängel, jedoch keine internen Notizen oder Verrechnungsangaben der Prüffirma.
• Hosting: netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland – Rechenzentrum in Deutschland/Österreich (EU). Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor.
• E-Mail-Versand: unser Mail-Provider mit Serverstandort in der EU.
• App-Stores: Google Ireland Ltd. (Google Play) und Apple Distribution International Ltd. (App Store) stellen die App bereit; deren Datenschutzerklärungen gelten für den Download und die Store-Konten.
• App-Updates: Expo, Inc. (USA) – Expo Application Services liefern Aktualisierungen des App-Codes. Dabei werden IP-Adresse, App-Version und Plattform übermittelt, keine Prüfdaten. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf EU-Standardvertragsklauseln.

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Speicherdauer

• Prüfdaten und Berichte: solange der Kunde das Prüfsystem nutzt und gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Prüfnachweise bestehen. Nach Vertragsende werden die Daten dem Kunden auf Wunsch übergeben und anschließend innerhalb von 12 Monaten gelöscht.
• Benutzerkonten: bis zur Deaktivierung durch den Kunden bzw. bis 12 Monate nach Vertragsende.
• Server-Protokolle: 2 Monate. Backups: 14 Tage, verschlüsselt.
• Daten auf dem Gerät: bis zur Übertragung, spätestens bis zur Abmeldung oder Deinstallation.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Anfragen richten Sie an easy@simpleinstruct.at. Betrifft Ihre Anfrage Prüfdaten Ihres Arbeitgebers oder Auftraggebers, leiten wir sie an den zuständigen Kunden weiter, da dieser Verantwortlicher ist.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

8. Konto und Daten löschen

Ihr Benutzerkonto kann jederzeit vom Administrator Ihrer Firma deaktiviert werden. Sie können die Löschung auch direkt bei uns beantragen: E-Mail an easy@simpleinstruct.at mit dem Betreff „Konto löschen“ von der beim Konto hinterlegten Adresse. Wir löschen das Konto innerhalb von 30 Tagen. Prüfberichte, in denen Sie als Prüfer genannt sind, bleiben beim Kunden erhalten, solange dessen Nachweispflicht besteht.

9. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt. Zugriffe sind rollenbasiert auf den eigenen Account bzw. die beauftragten Objekte beschränkt. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert, Fotos und Berichte liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs des Servers.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter app.simplecheck.at/datenschutz.

Stand: 14. September 2026